Privacy verklaring

R4a architecten en ingenieurs (R4a), gevestigd aan Geestbrugkade 33 te Rijswijk, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Contactgegevens

Geestbrugkade 33
2281CX  Rijswijk
070 2040024
info@r4a.nl
www.r4a.nl

Persoonsgegevens die wij verwerken

Als u met ons een werkrelatie heeft dan verwerken wij persoonsgegevens van u. We verwerken deze persoonsgegevens om met u te kunnen communiceren en onze diensten te kunnen leveren. Welke gegevens we verwerken hangt af van de aard van onze werkrelatie. Hieronder vindt u een overzicht van persoonsgegevens die wij verwerken:

• Voor- en achternaam
• Geslacht
• Adresgegevens
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Overige persoonsgegevens die u verstrekt tijdens correspondentie en/of communicatie
• BSN-nummer (in het geval van een indiening aanvraag omgevingsvergunning)

Persoonsgegevens in ons contactgegevensbestand kunnen privacygevoelig zijn. Persoonsgegevens die de Autoriteit Persoonsgegevens bestempelt als ‘bijzondere persoonsgegevens’ maken geen deel uit van ons contactgegevensbestand.

Met welk doel verwerken wij persoonsgegevens

R4a verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• Om diensten en bijbehorende tekeningen en rapportages aan u te leveren
• Om met u te kunnen communiceren met het oog op onze dienstverlening
• Het afhandelen van facturatie
• U te informeren over wijzigingen van onze diensten
• het indienen van eventuele vergunningsaanvragen

Op basis van welke grondslag verwerken wij persoonsgegevens

Wij verwerken persoonsgegevens op grond van toestemming en of overeenkomst.

Alleen bij een contractuele overeenkomst vragen we schriftelijke toestemming voor gebruik van uw persoonsgegevens. Persoonsgegevens van contactpersonen uit ons contactgegevensbestand gebruiken wij alleen voor directe communicatie. Wij zullen onze relaties en hun contactpersonen niet actief benaderen ten einde toestemming te verkrijgen persoonsgegevens voor directe communicatie te mogen gebruiken. Bij directe communicatie krijgt u de mogelijkheid een overzicht op te vragen van alle digitale persoonsgegevens die wij van u hebben. Wij vermelden op de overzichten hoe en waar we uw persoonsgegevens bewaren en hoe we ze beveiligen. Op verzoek kunt u die gegevens laten verwijderen. U verbreekt hiermee de relatie met ons bureau, communicatie met ons kan dan alleen nog plaats vinden op uw initiatief.

Waar verwerken wij persoonsgegevens

R4a verwerkt persoonsgegevens ten behoeve van communicatie in drie gegevens bestanden nl.;

• outlook adressenbestand (persoonlijke en openbare mappen)
• debiteurenadministratie assistance software
• Customer Relationship Management; SugarCRM

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

R4a heeft voor de beveiliging van software en de bestanden waarin persoonsgegevens worden verwerkt  service-contracten afgesloten met netwerkbeheerder Trends-IT, softwareontwikkelaar Assistance Software en applicatiebeheerder ECM². Zij verzorgen updates en beveiliging van ons netwerk, exchangebestanden, financiële data en ons cloudcrm. Trends-IT verzorgd ook de beveiliging van onze VPN-verbindingen met computers buiten kantoor en onze mobiele apparaten

Als u de indruk heeft dat uw gegevens toch niet goed beveiligd zijn neem dan telefonisch contact op met onze bureau of stuur ons een mail op bovengenoemd telefoonnummer of mailadres.

Inbreuk op gegevensbestanden

Mocht er ondanks de beveiliging van onze digitale gegevensbestanden toch sprake zijn van een ernstig lek van persoonsgegevens dan melden wij dat de Autoriteit Persoonsgegevens.

Mocht u op de hoogte zijn van een ernstige externe inbreuk op de door ons beheerde persoonsgegevens dan verzoeken wij ons daar zo snel mogelijk van op de hoogte te brengen door telefonisch contact op te nemen of ons een mail te sturen op bovengenoemd telefoonnummer of mailadres.

Geautomatiseerde besluitvorming

R4a maakt geen gebruik van geautomatiseerde verwerkingen van persoonsgegevens.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

R4a bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor onze dienstverlening. Gezien de lange looptijden van onze projecten en diensten waarbij we een garantietermijn geldt van 10 jaar hanteren wij geen bepaalde bewaartermijn. Elke 5 jaar controleren wij ons relatiebestand en verwijderen wij contacten die niet langer voor onze dienstverlening relevant zijn.

Delen van persoonsgegevens met derden

R4a deelt geen persoonsgegevens actief met derden zonder toestemming.

Gegevens als gevolg van websitebezoek

R4a maakt gebruik van software die analyses maakt van het bezoek aan onze website. Aan de hand van deze analyses zien we welke content op onze website interessant is voor gebruikers en of onze diensten voldoende bekend zijn in de markt. Wij maken hiervoor gebruik van Google Analytics die voor deze analyses cookies plaatsen. Cookies geven informatie over de content die is bekeken en de frequentie van het bezoek. De analyses die Google ons biedt wordt niet gekoppeld aan persoonsgegevens. De privacy van de bezoeker blijft met deze cookies gewaarborgd.

Middels dit statement maken wij u graag attent op de werkwijze. Mocht u twijfels hebben over deze uitleg raadpleeg dan de privacystatements van Google en Googleanalytics

Integratie van social media

Op sommige plaatsen op onze website bieden we de mogelijkheid informatie te delen via social-media. Hiervoor gebruiken we icoontjes  met hyperlinks. Deze hyperlinks werken door middel van stukjes code afkomstige van deze sociale netwerken. De code plaatst een cookie alleen als de hyperlink wordt geactiveerd. De cookie wordt door de social media partij gebruikt om een ‘geregistreerde gebruiker’ te herkennen en de ingelogde gebruikers informatie direct te kunnen laten delen zonder opnieuw in te loggen. R4a kan geen invloed uitoefenen op de plaatsing van deze cookies en maakt er ook geen gebruik van.

Middels dit statement maken wij u graag attent op de werkwijze. Raadpleeg de cookieverklaringen van de social media partijen voor meer informatie over de social media cookies:

• Facebook
• Twitter
• YouTube
• LinkedIn
• Instagram
• Pinterest

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

U kunt, op elk moment, een overzicht opvragen van alle digitale persoonsgegevens die wij van u hebben. Na afloop of ontbinding van deze overeenkomst kunt u ons verzoeken uw persoonsgegevens uit onze bestanden te verwijderen. Als geen prijs stelt op dat wij uw gegevens in ons gegevensbestanden dan kunt u ons verzoeken uw gegevens uit ons adresbestand te verwijderen.

Ten Slotte

R4a architecten en ingenieurs hecht grote waarde aan privacy van medewerkers, klanten en relaties. Wij staan achter de geest van de algemene verordening gegevensbescherming en hebben onze handelswijze en communicatie daarop aangepast.

Voor het opstellen van ons beleid ten aanzien van de bescherming persoonsgegevens volgens de verordening gegevensbescherming hebben we de volgende handleidingen en documenten geraadpleegd nl.;

• Tweede kamer der Staten-Generaal, dossier 34851, 14 december 2017. ‘Regels Regels ter uitvoering van Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming) (PbEU 2016, L 119) (Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming)’, https://zoek.officielebekendmakingen.nl/kst-34851-3.html
• Bart W. Schermer, Dominique Hagenauw, Nathalie Falot. januari 2018. ‘Handleiding Algemene verordening gegevensbescherming’, Ministerie van Justitie en Veiligheid.
• Autoriteit Persoonsgegevens, ‘In 10 stappen voorbereid op de AVG’, https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/sites/default/files/atoms/files/in_10_stappen_voorbereid_op_de_avg.pdf
• Autoriteit Persoonsgegevens, ‘Wat zijn persoonsgegevens’, https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/over-privacy/persoonsgegevens/wat-zijn-persoonsgegevens
• Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat,’Wat is de relatie tussen de Wet bescherming persoonsgegevens en Omgevingsloket online?’, Kenniscentrum Infomil,
• Rijksoverheid, 2018. Vraag 118, ‘Hoe om te gaan met persoonsgegevens bij ter inzagelegging’, https://www.helpdeskbouwregels.nl/vraag/118, Veelgestelde vragen Helpdesk Bouwregelgeving en Brandveilig gebruik.

Mochten richtlijnen als gevolg van de verordening wijzigen dan zullen we dit statement en onze handelswijze hierop aanpassen.

We zijn er van overtuigd op correcte wijze invulling te geven aan deze verordening.

Bent u van mening bent dat we in onze werkwijze toch niet of onvoldoende handelen volgens de algemene verordening gegevensbescherming dan stellen we uw contact op prijs en zullen we onze dienstverlening hieromtrent zo nodig nog beter afstemmen.

R4a architecten en ingenieurs
25-05-2018